Ghid privind strategia de contractare

Str. Foişorului nr. 2, sector 3, Bucureşti, 031178 Tel: +4 021 311 8090, Fax: +4 021 311 8095, E-mail: contact@anap.gov.ro www.anap.gov.ro Ghid privind STRATEGIA DE CONTRACTARE -- 1 of 15 -- Str. Foişorului nr. 2, sector 3, Bucureşti, 031178 Tel: +4 021 311 8090, Fax: +4 021 311 8095, E-mail: contact@anap.gov.ro 2 www.anap.gov.ro Cuprins I. CE ESTE? .................................................................................................... 3 II. CINE O ELABOREAZĂ? ..................................................................................... 3 III. CE CONȚINE? ............................................................................................... 4 1. Date privind autoritatea/entitatea contractantă ............................................... 4 2. Obiectul achiziției .................................................................................... 5 3. Modalitatea de atribuire ............................................................................ 5 3.1 Determinarea și justificarea valorii estimate ........................................ 6 3.2 Alegerea și justificarea procedurii de atribuire ...................................... 6 3.3 Alegerea și justificarea criteriilor de calificare privind capacitatea și, după caz, criteriile de selecție .................................................................. 8 3.4 Alegerea și justificarea criteriului de atribuire și, după caz, a factorilor de evaluare utilizați ............................................................................ 9 4. Modalitatea de achiziție .......................................................................... 10 5. Contractul............................................................................................ 11 5.1 Tipul contractului .......................................................................... 11 5.2 Riscuri ........................................................................................ 11 5.3 Modalitatea de implementare a contractului ........................................ 12 5.4 Modalități de plată și penalități........................................................ 12 6. Alte justificări ....................................................................................... 13 7. Informații necesare verificării de către ANAP ................................................ 14 -- 2 of 15 -- Str. Foişorului nr. 2, sector 3, Bucureşti, 031178 Tel: +4 021 311 8090, Fax: +4 021 311 8095, E-mail: contact@anap.gov.ro 3 www.anap.gov.ro Acest document este elaborat pentru a veni în sprijinul autorităților/entităților contractante, cu scopul de a le îndruma în procesul de realizare a strategiei de contractare, acestea având posibilitatea de a-l adapta în funcție de specificul și nevoile fiecăreia. Astfel, în cadrul fiecărui capitol, pot fi, după caz, incluse orice alte justificări/detalii considerate relevante sau eliminate elemente ce nu-și găsesc aplicabilitatea. I. CE ESTE? Strategia de contractare este un document1 care face parte din etapa de planificare/ pregătire a fiecărui proces de achiziție publică, prin intermediul căreia autoritatea/entitatea contractantă își documentează deciziile pe care le ia înainte de organizarea propriu-zisă a fiecărei proceduri de atribuire. Strategia de contractare este un document suport pentru documentația de atribuire, , care se încarcă integral în SEAP, în zilele lucrătoare, împreună cu aceasta și cu celelalte documente-suport ce constau în declaraţia privind persoanele ce deţin funcţii de decizie în cadrul autorității/entităţii contractante, respectiv cele cu putere de reprezentare din partea furnizorilor de servicii auxiliare achiziţiei, precum şi datele de identificare ale acestora.Acest document se va regăsi în cadrul dosarului achiziţiei publice/sectoriale. Strategia de contractare se întocmește, odată cu documentația de atribuire, pentru fiecare achiziție realizată prin aplicarea unei proceduri de atribuire și este obiect de evaluare a ANAP, odată cu documentaţia de atribuire, în condițiile legii. ANAP evaluează strategia de contractare referitor la aspecte privind: - procedura de atribuire aleasă, precum și modalitățile speciale de atribuire a contractului de achiziție publică asociate, dacă este cazul și - justificările privind alegerea procedurii de atribuire și, după caz, decizia de a reduce termenele, decizia de a nu utiliza împărțirea pe loturi, criteriile de calificare privind capacitatea și, după caz, criteriile de selecție, criteriul de atribuire și factorii de evaluare utilizați2. II. CINE O ELABOREAZĂ? Strategia de contractare este elaborată şi, după caz, actualizată de către autoritatea/entitatea contractantă, prin intermediul compartimentului intern specializat în domeniul achizițiilor publice. În elaborarea și, după caz, actualizarea strategiei de contractare, compartimentul intern specializat are în vedere toate necesitățile transmise de celelalte compartimente din cadrul autorității/entității contractante, pe baza referatelor de necesitate, care cuprind 1 Art. 9 alin. (2) din H.G. nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice și art. 9 alin. (3) din H.G. nr. 394/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului sectorial/acordului- cadru din Legea nr. 99/2016 privind achiziţiile sectoriale; 2 Art. 9 alin. (3) lit. b) și f) din H.G. nr. 395/2016 și art. 9 alin. (4) lit. b) și f) din H.G. nr. 394/2016; -- 3 of 15 -- Str. Foişorului nr. 2, sector 3, Bucureşti, 031178 Tel: +4 021 311 8090, Fax: +4 021 311 8095, E-mail: contact@anap.gov.ro 4 www.anap.gov.ro necesitățile de produse, servicii și lucrări, valoarea estimată a acestora, precum și informațiile de care respectivele compartimente dispun, potrivit competențelor. Este de subliniat că entitățile contractante menționate la art. 4 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 99/2016 pot, conform prevederile art. 12 alin. (3) din respectiva lege, ,,organiza propriile proceduri de atribuire a contractelor sectoriale, acordurilor-cadru și concursurilor de soluții care privesc achiziții sectoriale a căror valoare estimată este mai mică decât pragurile corespunzătoare prevăzute la alin. (2) cu respectarea principiilor prevăzute la art. 2 alin. (2).” Astfel, în cazul entităților contractante menționate la art. 4 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 99/2016, realizarea strategiei de contractare menționată la art. 9 alin. (2) – (4) din H.G. nr. 394/2016 este opțională atunci când își organizează propriile proceduri de atribuire așa cum este menționat la art. 12 alin. (3) din Legea nr. 99/2016. Această opțiune este valabilă și în cazul în care autoritățile/entitățile contractante (cele prevăzute la art. 4 alin. (1) lit. a) şi b) din Legea nr. 99/2016) atribuie contracte de achiziţie publică/contracte sectoriale/acorduri-cadru în baza propriilor proceduri simplificate de atribuire, în circumstanțele prevăzute la art. 101 alin. (2) din H.G. nr. 395/2016, sau, după caz, la art. 106 alin. (2) din H.G. nr. 394/2016. Strategia de contractare se aprobă de conducătorul autorității/entității contractante. III. CE CONȚINE? Prin intermediul strategiei de contractare se documentează deciziile din etapa de planificare/pregătire a unui achiziții în legătură cu elementele prevăzute la art. 9 alin. (3) din H.G. nr. 395/2016 și la art. 9 alin. (4) din H.G. nr. 394/2016. În elaborarea strategiei de contractare, autoritățile/entitățile contractante vor avea în vedere inclusiv justificarea informațiilor pe care le completează ulterior în fișa de date, aferente elementelor precizate în cadrul prevederilor legale sus-menționate. Este de subliniat că, în cadrul consultării pieței, opțiune care se poate efectua în etapa de planificare/pregătire a unei achiziții, aspectele supuse consultării pot viza, fără a se limita la acestea, și aspecte legate de strategia de contractare, inclusiv divizare pe loturi sau posibilitatea solicitării de oferte alternative. 1. Date privind autoritatea/entitatea contractantă La începutul documentului, autoritatea/entitatea contractantă va preciza denumirea, datele sale de contact și tipul autorității, avându-se în vedere informațiile ce se completează în Fișa de date la Secțiunile I.1 și I.4. Aceste informații pot face parte din antetul autorității/entității contractante care elaborează strategia și nu este necesar să se constituie într-un capitol distinct. -- 4 of 15 -- Str. Foişorului nr. 2, sector 3, Bucureşti, 031178 Tel: +4 021 311 8090, Fax: +4 021 311 8095, E-mail: contact@anap.gov.ro 5 www.anap.gov.ro 2. Obiectul achiziției La acest capitol, autoritatea/entitatea contractantă va avea în vedere informațiile ce se completează în Fișa de date la Secțiunile: II.1.1) Titlu II.1.2) Cod CPV principal - Cod CPV suplimentar și II.1.4) Descriere succintă II.2.4) Descrierea achiziției publice Autoritatea/entitatea contractantă va descrie obiectul achiziției și particularitățile acesteia. Atunci când descrie particularitățile achiziției, autoritatea/entitatea contractantă are în vedere constrângerile și complexitatea asociate respectivei achiziții, raportându-se la aspecte de natură tehnică, financiară și/sau contractuală, precum și la modalitatea de implementare a viitorului contract3. Trebuie avut în vedere faptul că nivelul de complexitate al contractului, influențează alegerea procedurii de atribuire4, formularea criteriilor de calificare5 și selecție, alegerea criteriului de atribuire6 și stabilirea perioadei de evaluare a ofertelor. În continuare, autoritatea contractantă va justifica relația dintre obiectul achiziției, constrângerile asociate și complexitatea contractului, pe de o parte, și resursele disponibile la nivel de entitate contractantă pentru derularea activităților din etapele procesului de achiziție sectorială, pe de altă parte. Dacă este cazul, autoritatea/entitatea contractantă va preciza dacă achiziția în cauză contribuie la îndeplinirea obiectivelor comunicate la nivelul sectorului administrației publice în care activează. Tot aici, dacă este cazul, autoritatea/entitatea contractantă va preciza obiectivul din strategia locală/regională/națională de dezvoltare la a cărui realizare contribuie contractul de achiziție publică/contractul sectorial/acordul-cadru respectiv. 3. Modalitatea de atribuire7 La acest capitol, autoritatea/entitatea contractantă va include toate elementele ce contribuie la justificarea informațiilor ce se completează în Fișa de date la Secțiunea IV - Procedură. 3 Art. 9 alin. (3) lit. a) din H.G. nr. 395/2016 și Art. 9 alin. (4) lit. a) din H.G. nr. 394/2016; 4 Art. 70 alin. (1) și art. 98 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice și Art. 111 alin. (1) și art. 117 alin. (1) din Legea nr. 99/2016 privind achizițiile sectoriale; 5 Art. 31 alin. (1) din H.G. nr. 395/2016 și art. 37 alin. (1) din H.G. nr. 394/2016 6 Art. 31 alin. (6) din H.G. nr. 395/2016 și Art. 38 alin. (6) din H.G. nr. 394/2016 7 Art. 9 alin. (3) lit. b) și e) din H.G. nr. 395/2016 și Art. 9 alin. (4) lit. b) și e) din H.G. nr. 394/2016; -- 5 of 15 -- Str. Foişorului nr. 2, sector 3, Bucureşti, 031178 Tel: +4 021 311 8090, Fax: +4 021 311 8095, E-mail: contact@anap.gov.ro 6 www.anap.gov.ro 3.1 Determinarea și justificarea valorii estimate La acest sub-capitol, autoritatea/entitatea contractantă va avea în vedere detalierea modului de calcul și justificarea valorilor estimate ce se completează în Fișa de date la Secțiunile: II.1.5 Valoarea totală estimată II.2.6 Valoarea estimată (pentru loturi – pe fiecare lot) Autoritatea/entitatea contractantă determină valoarea totală estimată având în vedere prețurile ofertate pe piață în domeniul obiectului contractului, luând în considerare valoarea totală de plată, fără TVA, și orice eventuale forme de opțiuni și prelungiri ale contractului menționate în mod explicit în documentele achiziției. Autoritatea/entitatea contractantă justifică valoarea estimată, calculată în raport cu necesitatea, obiectul și fondurile alocate8. !!! Autoritatea/entitatea contractantă va evidenția elementele/detaliile minime din care să rezulte modul în care a fost stabilită valoarea estimată, respectiv prețurile unitare/totale ale necesităților care fac obiectul contractului de achiziție publică/contractului sectorial/acordului-cadru. Prețurile sus-menționate pot fi identificate: - fie în urma unui studiu de piață reflectat într-o suită de prețuri orientative, - fie pe bază istorică, utilizându-se valori actualizate ale contractelor din anii anteriori, obținute, de regulă, prin aplicarea unui coeficient de actualizare adecvat (de ex.: rata inflației), - fie prin analiza prețurilor din catalogul electronic, șamd. 3.2 Alegerea și justificarea procedurii de atribuire La acest sub-capitol, se vor justifica cu preponderență informațiile ce se completează în Fișa de date la Secțiunea IV – Procedură și după caz, de la alte secțiuni, menționate mai jos. - alegerea uneia dintre procedurile ce se bifează în Fișa de date la Secțiunea IV.1.1) Tipul Procedurii Autoritatea/entitatea contractantă precizează procedura de atribuire 9 aleasă în circumstanțele reglementate de lege și își justifică alegerea, acolo unde este cazul, în funcție de:  constrângerile și complexitatea contractului identificate la Capitolul 2,  de valoarea estimată calculată conform Capitolului 3.1., 9 Capitolul III Modalităţi de atribuire, Secţiunea 1 Procedurile de atribuire, art. 68 – art. 113 din Legea nr. 98/2016, Capitolul IV Modalităţile de atribuire, Secţiunea 1 Procedurile de atribuire, art. 82 – art. 126 din Legea nr. 99/2016, Art. 17 alin. (1) din H.G. nr. 395/2016 și art. 18 alin. (1) din H.G. nr. 394/2016; -- 6 of 15 -- Str. Foişorului nr. 2, sector 3, Bucureşti, 031178 Tel: +4 021 311 8090, Fax: +4 021 311 8095, E-mail: contact@anap.gov.ro 7 www.anap.gov.ro  de îndeplinirea condițiilor specifice de aplicare a anumitor proceduri specifice de atribuire, respectiv:  negocierea competitivă;  dialogul competitiv;  parteneriatul pentru inovare;  negocierea fără publicare prealabilă;  concursul de soluții. - alegerea utilizării de instrumente și tehnici specifice de atribuire, ce se completează în Fișa de date la: Secțiunea IV.1.3) Informații privind acordul-cadru sau un sistem dinamic de achiziții Secțiunea IV.1.6) Informații despre licitația electronică. Secțiunea II.7) Durata contractului, acordului-cadru sau a sistemului dinamic de achiziții Autoritatea/entitatea contractantă va specifica dacă alege să utilizeze instrumente și tehnici specifice de atribuire a contractului de achiziție publică/sectorial, respectiv:  acordul-cadru,  sistemul dinamic de achiziții,  licitația electronică10. Totodată, se vor preciza elementele specifice instrumentului sau tehnicii de atribuire.11 Autoritatea/entitatea contractantă va justifica această alegere precum și elementele aferente. - împărțirea pe loturi, ce se completează în Fișa de date la Secțiunea II.1.6) Informații privind loturile Autoritatea/entitatea contractantă va preciza în cadrul acestei secțiuni, dacă va utiliza sau nu împărțirea pe loturi12. !!! Atragem atenția autorităților contractante asupra obligației de a justifica decizia de a nu utiliza împărțirea pe loturi 13 , rațiunea acestei obligații fiind încurajarea participării IMM-urilor la procedurile de atribuire. Entitățile contractante nu au această obligație. - reducerea termenelor 10 Art. 9 alin. (1) lit. b) din H.G. nr. 395/2016 și art. 9 alin. (1) lit. b) din H.G. nr. 394/2016, Capitolul III Modalităţi de atribuire, Secţiunea a 2-a Instrumente şi tehnici specifice de atribuire a contractelor de achiziţie publică, art. 114 - art. 138 din Legea nr. 98/2016 și Capitolul IV Modalităţile de atribuire, Secţiunea a 2-a Instrumente şi tehnici specifice de atribuire a contractelor sectoriale, art. 127 – art. 147 din Legea nr. 99/2016; 11 Art. 20 alin. (8) și (9) din Legea nr. 98/2016 și Art. 22 alin. (8) și (9) din Legea nr. 99/2016 12 Art. 141 din Legea nr. 98/2016 și Art. 150 din Legea nr. 99/2016 13 Art. 9 alin. (1) lit. f) din H.G. nr. 395/2016 și art. 141 alin. (3) din Legea nr. 98/2016; -- 7 of 15 -- Str. Foişorului nr. 2, sector 3, Bucureşti, 031178 Tel: +4 021 311 8090, Fax: +4 021 311 8095, E-mail: contact@anap.gov.ro 8 www.anap.gov.ro Autoritatea/entitatea contractantă va specifica și va justifica, dacă este cazul, decizia de a reduce termenele14 în condițiile legii. 3.3 Alegerea și justificarea criteriilor de calificare privind capacitatea și, după caz, criteriile de selecție15 La acest sub-capitol, se va avea în vedere justificarea informațiilor ce se completează în Fișa de date la Secțiunile: Secțiunea III.1.1 Capacitatea de exercitare a activității profesionale, inclusiv cerințele privind înscrierea în registrele profesionale sau comerciale Secțiunea III.1.2 Situația economică și financiară Secțiunea III.1.3 Capacitatea tehnică și profesională În vederea stabilirii cerințelor minime de calificare autoritatea contractantă trebuie să țină cont de factori precum complexitatea, volumul, durata, valoarea și natura contractului de achiziție publică/contractului sectorial/acordului cadru ce urmează a fi încheiat. Criteriile de calificare au ca scop demonstrarea potențialului tehnic, financiar și organizatoric al fiecărui operator economic participant la procedură, potențial care trebuie să reflecte posibilitatea concretă a acestuia de a îndeplini contractul de achiziție publică/contractul sectorial/acordul-cadru și de a rezolva eventualele dificultăți legate de îndeplinirea acestuia, în cazul în care oferta sa va fi declarată câștigătoare.16 Selecția candidaților reprezintă un proces distinct care urmează procesului de calificare și care are ca scop doar limitarea numărului de candidați calificați care vor depune oferta în etapa a doua a licitației restrânse sau, după caz, care vor participa la dialog/negocieri. Selecția se realizează prin acordarea pentru fiecare candidat în parte a unui punctaj care trebuie să reflecte capacitatea acestuia de a îndeplini contractul ce urmează să fie atribuit17. Astfel, criteriile de selecție au ca scop selectarea candidaților cu cea mai mare capacitate economică și financiară, tehnică și/sau profesională dintre operatorii economici care au depus o solicitare de participare în cazul aplicării procedurilor de atribuire ce se desfășoară în mai multe etape18. !!! Atragem atenția autorităților/entităților contractante că în justificarea criteriilor de calificare și selecție, acestea vor evidenția relevanța în raport cu natura și complexitatea contractului și modul de respectare a principiului proporționalității. 14 Art. 9 alin. (3) lit. f) din H.G. nr. 395/2016 și art. 9 alin. (4) lit. f) din H.G. nr. 394/2016; 15 Art. 9 alin. (3) lit. f) din H.G. nr. 395/2016 și art. 9 alin. (4) lit. f) din H.G. nr. 394/2016; 16 Art. 29 alin. (1) din H.G. nr. 395/2016 și art. 35 alin. (1) din H.G. nr. 394/2016; 17 Art. 29 alin. (3) din H.G. nr. 395/2016 și art. 35 alin. (3) din H.G. nr. 394/2016 18 Art. 29 alin. (2) din H.G. nr. 395/2016 și art. 35 alin. (2) din H.G. nr. 394/2016; -- 8 of 15 -- Str. Foişorului nr. 2, sector 3, Bucureşti, 031178 Tel: +4 021 311 8090, Fax: +4 021 311 8095, E-mail: contact@anap.gov.ro 9 www.anap.gov.ro Autoritatea/entitatea contractantă are dreptul 19 de a aplica în cadrul procedurii de atribuire numai criterii de calificare și selecție referitoare la: - motive de excludere a candidatului/ofertantului; - capacitatea candidatului/ofertantului. În cazul procedurii simplificate, autoritatea/entitatea contractantă poate solicita doar criterii de calificare și selecție referitoare la: - motive de excludere20; - capacitatea de exercitare a activității profesionale21; - experiența similară22. 3.4 Alegerea și justificarea criteriului de atribuire și, după caz, a factorilor de evaluare utilizați23 La acest sub-capitol, se va avea în vedere justificarea informațiilor ce se completează în Fișa de date la Secțiunea II.2.5 Criterii de atribuire. În aplicarea unei proceduri de atribuire, obiectivul autorității/entității contractante este de a determina oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic. În realizarea acestui obiectiv, autoritatea/entitatea contractantă poate alege să aplice unul dintre următoarele criterii de atribuire: - prețul cel mai scăzut; - costul cel mai scăzut; - cel mai bun raport calitate-preț; - cel mai bun raport calitate-cost !!! Atunci când justifică alegerea criteriul de atribuire, autoritatea/entitatea contractantă are în vedere relevanța și după caz, precizarea: - aspectelor calitative, - aspectelor de mediu și/sau sociale în legătură cu obiectul contractului, - considerente de rentabilitate, - oportunitatea calculării costurilor pe ciclul de viață, - aspecte cu privire la complexitatea contractului, care au condus la alegerea criteriului. 19 Art. 163 din Legea nr. 98/2016 și art. 176 din Legea nr. 99/2016 20 În conformitate cu Capitolul IV, secţiunea a 6-a, paragraful 2 din Legea nr. 98/2016, respectiv capitolul V, secțiunea a 6-a, paragraful 2 din Legea nr. 99/2016 21 În conformitate cu art. 173 din Legea nr. 98/2016, respectiv art. 187 din Legea nr. 99/2016 22 În conformitate cu art. 179 lit. a) şi b) din Legea nr. 98/2016, respectiv art. 192 lit. a) și b) din Legea nr. 99/2016 23 Art. 9 alin. (1) lit. f) din H.G. nr. 395/2016 și art. 9 alin. (1) lit. f) din H.G. nr. 394/2016; -- 9 of 15 -- Str. Foişorului nr. 2, sector 3, Bucureşti, 031178 Tel: +4 021 311 8090, Fax: +4 021 311 8095, E-mail: contact@anap.gov.ro 10 www.anap.gov.ro Atragem atenția asupra limitării utilizării criteriilor „prețul cel mai scăzut” și „costul cel mai scăzut” în cazul anumitor categorii de contracte24, respectiv: - contracte care au ca obiect servicii intelectuale și care presupun activități cu nivel de complexitate ridicat și - contracte aferente proiectelor de infrastructură de transport transeuropene. Criteriile de atribuire „cel mai bun raport calitate-preț/calitate-cost”, se determină pe baza unor factori de evaluare. În acest caz, autoritatea/entitatea contractantă va enumera factorii de evaluare, cu ponderile aferente si va detalia algoritmul de calcul al punctajului. !!! Autoritatea/entitatea contractantă va justifica alegerea fiecărui factor de evaluare și ponderea aferentă, precizând avantajul real și evident pe care îl poate obține prin utilizarea fiecărui factor. Factorii de evaluare sus-menționați pot viza, printre altele: - calitatea, inclusiv avantajele tehnice, caracteristicile estetice și funcționale, accesibilitatea, conceptul de proiectare pentru toți utilizatorii, caracteristicile sociale, de mediu și inovatoare și comercializarea și condițiile acesteia; - organizarea, calificarea și experiența personalului desemnat pentru executarea contractului, în cazul în care calitatea personalului desemnat poate să aibă un impact semnificativ asupra nivelului calitativ de executare a contractului, în cazul în care acestea nu constituie cerințe de calificare; - serviciile post vânzare, asistența tehnică și condițiile de livrare, cum ar fi data livrării, procesul de livrare și termenul de livrare sau de finalizare. 4. Modalitatea de achiziție La acest capitol, se vor justifica, dacă este cazul, informațiile ce se completează la Secțiunea I.2 Achiziție Comună. Autoritatea/entitatea contractantă va preciza, resursele necesare pentru efectuarea achiziției și dacă dispune de acestea. În acest sens, aceasta are la dispoziție următoarele abordări25 în realizarea achiziției: - cu resursele sale profesionale; - prin recurgerea la unități centralizate de achiziție; - cu ajutorul unui furnizor de servicii de achiziție. 24 Art. 187 alin. (8) din Legea nr. 98/2016 și art. 209 alin. (8) din Legea nr. 99/2016; 25 Art. 11 alin. (1) din H.G. nr. 395/2016 și art. 12 alin. (1) din H.G. nr. 394/2016; -- 10 of 15 -- Str. Foişorului nr. 2, sector 3, Bucureşti, 031178 Tel: +4 021 311 8090, Fax: +4 021 311 8095, E-mail: contact@anap.gov.ro 11 www.anap.gov.ro !!! Autoritatea/entitatea contractantă va justifica utilizarea unei dintre abordările sus- menționate prin raportare la obiectul contractului și la constrângerile si complexitatea acestuia26. 5. Contractul 5.1 Tipul contractului27 La acest sub-capitol, se vor justifica informațiile ce se completează la Secțiunea II.1.3) Tipul contractului. Autoritatea/entitatea contractantă precizează tipul de contract, în funcție de obiectul acestuia. În cazul în care contractul are ca obiect cel puțin două tipuri de achiziție publică, constând în lucrări, servicii sau produse, pentru a căror atribuire se aplică dispozițiile legislației în domeniul achizițiilor publice, tipul contractului va fi determinat în funcție de obiectul principal al contractului în cauză28. !!! În acest caz, justificarea tipului de contract va evidenția tipul de achiziție care constituie obiectul principal, restul achizițiilor fiind menționate ca accesorii sau secundare. În cazul contractelor mixte care au ca obiect atât servicii sociale şi alte servicii specifice, prevăzute în anexa nr. 2 a Legii nr. 98/2016 sau anexa nr. 2 a Legii nr. 99/2016, cât și alte servicii, precum și în cazul contractelor mixte care au ca obiect atât servicii, cât și produse, obiectul principal se determină în funcție de cea mai mare dintre valorile estimate ale serviciilor sau produselor respective29. !!! În aceste cazuri, justificarea tipului de contract va evidenția ponderea valorică a fiecărui tip de achiziție, determinarea tipului de contract realizându-se în funcție de ponderea majoritară. 5.2 Riscuri30 Autoritatea/entitatea contractantă va preciza modul de alocare a riscurilor în cadrul contractului, precum și măsurile de gestionare a acestora. Regula generală de alocare a riscului este să se aloce riscul părții care poate să îl suporte și să îl controleze cel mai bine. 26 Art. 9 alin. (1) lit. a) din H.G. nr. 395/2016 și art. 9 alin. (1) lit. a) din H.G. nr. 394/2016 27 Art. 9 alin. (1) lit. c) din H.G. nr. 395/2016, art. 9 alin. (1) lit. c) din H.G. nr. 394/2016, art. 3 lit. m), n) și o) din Legea nr. 98/2016 și art. 3 lit. l), m) și n) din Legea nr. 99/2016; 28 Art. 35 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 și art. 32 alin. (1) din Legea nr. 99 privind achizițiile sectoriale 29 Art. 35 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 și art. 31 alin. (2) din Legea nr. 99 privind achizițiile sectoriale 30 Art. 9 alin. (1) lit. d), art. 163 alin. (2) din H.G. nr. 395/2016, art. 9 alin. (1) lit. d), art. 157 alin. (2) din H.G. nr. 394/2016; -- 11 of 15 -- Str. Foişorului nr. 2, sector 3, Bucureşti, 031178 Tel: +4 021 311 8090, Fax: +4 021 311 8095, E-mail: contact@anap.gov.ro 12 www.anap.gov.ro Câteva exemple de riscuri ce pot apărea în desfășurarea contractului de achiziție publică/sectorial, cu privire la îndeplinirea obligațiilor asumate și recepțiile parțiale: - lipsa monitorizării efective din punct de vedere cost - calitate ± durată de execuție a contractului; - schimbări substanțiale în condițiile contractuale pentru a permite mai mult timp de execuție și prețuri mai mari pentru contractant; - acceptarea schimbării specificațiilor contractuale sub nivelul standardelor impuse prin documentație; - plata cu întârziere a facturilor, amânarea plăților pentru a fi revizuite prețurile în scopul creșterii valorii contractelor; - plăți temporare în avans fără temei; - facturarea în fals a unor cantități nerealizate. O măsură de gestionare a riscurilor apărute în desfășurarea contractului de achiziție publică/sectorial ar putea fi analiza procesului prin care să se identifice dacă s-a obținut într-adevăr ceea ce s-a dorit și la valoarea previzionată. 5.3 Modalitatea de implementare a contractului La acest sub-capitol, se vor justifica informațiile ce se completează în Fișa de date la Secțiunea III.2) Condiții referitoare la contract. Autoritatea/entitatea contractantă precizează și justifică elementele legate de implementarea contractului, în special informațiile completate în Fișa de date la secțiunile: III.2.1) Informații privind o anumită profesie III.2.2) Condiții de executare a contractului III.2.3) Informații privind personalul responsabil cu executarea contractului III.2.4) Garanția de bună execuție III.2.5) Ajustarea prețului contractului. !!! Justificările privind modalitățile de implementare vor ține cont de natura contractului, de complexitatea acestuia, personalul implicat în realizarea sa, de riscurile anticipate, precum și de alte elemente relevante, după caz. 5.4 Modalități de plată și penalități31 Autoritatea/entitatea contractantă, prin clauzele contractuale, stabilește instrumentele și modalitatea de plată și de garantare a plății, ce se aplică pe parcursul implementării respectivului contract, clauzele de consolidare a prețului în condițiile inflației și 31 Art. 163 din H.G. nr. 395/2016 și art. 157 din H.G. nr. 394/2016; -- 12 of 15 -- Str. Foişorului nr. 2, sector 3, Bucureşti, 031178 Tel: +4 021 311 8090, Fax: +4 021 311 8095, E-mail: contact@anap.gov.ro 13 www.anap.gov.ro devalorizării, precum și penalitățile aplicabile în cazul neîndeplinirii sau îndeplinirii defectuoase a obligațiilor contractuale. !!! Justificările privind modalitățile de plată și penalitățile vor ține cont de complexitatea contractului, de modul de implementare, precum și de alte elemente relevante, după caz. Totodată, la acest sub-capitol, se vor justifica, dacă este cazul, informațiile ce se completează în Fișa de date la Secțiunea VI.2) Informații privind fluxurile de lucru electronice. 6. Alte justificări Autoritatea/entitatea contractantă va avea în vedere să precizeze orice alte elemente relevante pentru realizarea achiziției, cum ar fi, fără a se limita la: - precizarea fondurilor bugetare disponibile, eventual cu încadrarea in capitole bugetare a achiziției, - informații privind posibilitatea disponibilizării de fonduri) pentru îndeplinirea necesității autorității/entității contractante32 șamd. 32 Art. 9 alin. (3) lit. g) și h) din H.G. nr. 395/2016 și art. 9 alin. 3 lit. g) și h) din H.G. Nr. 394/2016; -- 13 of 15 -- Str. Foişorului nr. 2, sector 3, Bucureşti, 031178 Tel: +4 021 311 8090, Fax: +4 021 311 8095, E-mail: contact@anap.gov.ro www.anap.gov.ro 7. Informații necesare verificării de către ANAP33 Nr. crt Aspecte verificate Conținut relevant din strategie34 Opțiune aleasă Justificare 1. Procedura de atribuire aleasă Tipul de procedură Justificări legate de complexitate, valoare estimată, condiții/circumstanțe specifice 2. Modalitatea specială de atribuire Instrumentul sau tehnica aleasă Justificări privind modul utilizare a instrumentului/tehnicii, durată, alte justificări relevante 3. Reducerea termenelor DA /NU Justificare pentru DA 4. Împărțire pe loturi (numai pentru autoritățile contractante) DA/NU Justificare pentru NU 5. Criterii de calificare privind capacitatea, inclusiv cerințele privind înscrierea în registrele prof. sau com. Capacitatea de exercitare a activității profesionale Justificare prin evidențierea relevanței în raport cu natura și complexitatea contractului și modul de respectare a principiului proporționalității. 6. Capacitatea tehnică și profesională Justificare prin evidențierea relevanței în raport cu natura și complexitatea contractului și modul de respectare a principiului proporționalității. 33 Se va completa strict ultima coloană a tabelului cu preluarea informațiilor relevante din capitolele anterioare 34 Se va prelua doar conținutul relevant -- 14 of 15 -- Str. Foişorului nr. 2, sector 3, Bucureşti, 031178 Tel: +4 021 311 8090, Fax: +4 021 311 8095, E-mail: contact@anap.gov.ro 15 www.anap.gov.ro 7. Criterii de selecție DA/NU Justificarea utilizării fiecărui criteriu se selecție + detalierea modului de selectare 8. Criteriul de atribuire Criteriul de atribuire ales Justificarea alegerii în funcție de relevanță și după caz, aspecte calitative, aspecte de mediu și/sau sociale, considerente de rentabilitate, oportunitatea calculării costurilor pe ciclul de viață, complexitatea contractului 9. Factorii de evaluare utilizați Enumerarea factorilor de evaluare Justificarea alegerii fiecărui factor pe baza avantajului real obținut prin utilizarea sa -- 15 of 15 --